Работодателям об электронных трудовых книжках

 

Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации приняты в первом чтении законопроекты № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)», № 748744-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Указанными законопроектами предусматривается введение с 1 января 2020 г. обязанности работодателя (страхователя) представлять ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным в территориальные органы ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки. При этом нужно будет отражать информацию только о работниках, в отношении которых в прошедшем месяце произвели кадровые перестановки. С той же даты может быть введена административная ответственность в виде предупреждения для должностных лиц работодателя за неоднократное (два и более раз в течении года) нарушение сроков представления в ПФР необходимых сведений либо представление не полных или недостоверных сведений.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям подлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры и обеспечить техническую готовность.

Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо. Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также территориальные органы ПФР области или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Начиная с 1 января 2021 г. в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 г. у таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

В соответствии с изменениями внесенными в Федеральный закон № 27-ФЗ индивидуальный лицевой счет застрахованного лица дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащими информацию о месте работы, выполняемой работе и ее периоде (в том числе реквизиты документов работодателя, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений).

На сайте ПФР опубликованы проекты форм СЗВ-ТД и СЗИ-Т. Их планируют применять после перехода на электронные трудовые книжки. По первой форме нужно будет отчитываться перед ПФР, по второй – выдавать работникам сведения о трудовой деятельности.

По форме СЗВ-ТД нужно будет подавать в территориальные органы ПФР сведения о всех принятых и уволенных работниках, а также о тех, с кем произошли кадровые изменения (например, перевод или установление иной квалификации).

Документ можно будет представлять на бумаге или в электронном виде. Форму нужно будет заверять подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при ее наличии).

По одному из проектов об электронных трудовых книжках бумажный вариант смогут выбрать только работодатели, у которых за отчетный период числилось менее 25 работников или смогут воспользоваться кабинетом страхователя на сайте  www.pfrf.ru. и отправить онлайн. Остальные будут подавать сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Бумажную СЗИ-ТД придется заверять подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации при ее наличии, а электронную – усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.